Date de publication: 30 Mai 2024 RenoiRH : bilan d’étape, plan d’amélioration et perspectives
- Bilan d’étape :
Pour rappel, l’ouverture de service RenoiRH a été réalisée le 6 décembre 2022, après la migration de près de 133 000 agents gérés jusqu’alors dans AGORA et POPPEE. Plus d’une année après la mise en service de RenoiRH, le bilan d’usage est en demi-teinte.
Des étapes importantes ont été réalisées en gestion: opérations courantes de paie dans un contexte de changements majeurs (calendrier de paie national et fin de la procédure de « prise en charge financière décalée »), opérations de rentrée ayant généré des pics d’activité importants, processus collectifs (reclassements, promotion de corps et de grades, avancements d’échelon, bonifications d’ancienneté ASA,…), opérations de mobilité et généralisation de la dématérialisation de la chaine gestion administrative / paye nécessitant d’accompagner ce changement dans la relation avec le comptable.
Au-delà des opérations de gestion courante, l’année 2023 a été marquée par un volume important d’évolutions règlementaires, principalement associées à la prise en compte de la réforme de la haute fonction publique et aux mesures de revalorisations salariales dans la fonction publique.
La solution RenoiRH a nécessité une forte adaptation des gestionnaires à a fois en termes de prise en main progressive de l’outil, très diffèrent du SI historique Agora, avec des automatismes en retrait et des temps de saisie plus longs, et de nouveaux processus de gestion à maitriser, dont la dématérialisation complète des échanges avec le comptable. Un dispositif d’accompagnement resserré a été mis en place par le Semsirh pour la préparation des opérations de migration, leur réalisation et le suivi des utilisateurs post bascule.
En outre, des difficultés de natures diverses ont été rencontrées en 2023 : anomalies liées à la qualité des dossiers repris, hétérogénéité des pratiques en matière de calculs d’ancienneté en lien avec les processus collectifs dans Agora, instabilité des traitements de nuit automatisés, capacités de contrôle et de requêtage jugés insuffisantes.
Ces difficultés ont été prises en compte dans un plan d’amélioration de la solution établi par le Cisirh et le Semsirh, dont 60% des évolutions identifiées ont été livrées dans RenoiRH en 2023 :
- enrichissement des modèles d’actes et démarche interministérielle de simplification ;
- amélioration de l’automatisation de la chaine GA-Préliquidation ;
- nouveaux états de contrôle de paie;
- fréquence de déversement du moteur indemnitaire augmentée à deux déversements par mois;
- déploiement du décisionnel BO RenoiRH, et des premières restitutions de type « tableaux de bord ».
- améliorations de l’infrastructure de la solution autour des aspects de performance;
- important travail d’analyse et de correction a posteriori des dossiers agents repris.
Dans un contexte de retards accumules à l’issue de la bascule et dans le calendrier tendu du second semestre, des visites de diagnostic ont été organisées dans les DPAT à partir du mois de mai, sous le pilotage la DGRH, intégrant, au-delà des problématiques « outils », l’analyse de la situation RH des équipes. Le Semsirh et la DAF sont parties prenantes de ces visites réalisées au sein des académies en ayant fait la demande.
La synthèse réalisée dans ce cadre permet d’éclairer les actions de sécurisation à poursuivre ou à mettre en œuvre, qu’elles soient organisationnelles, techniques ou de conduite du changement.
2. Poursuite du plan d’amélioration et perspectives
Le plan d’amélioration RenoiRH
Sur la base du diagnostic partagé avec les directions métier et dans l’objectif d’améliorer la productivité en gestion et de traiter les irritants récurrents, le plan d’amélioration de RenoiRH se poursuit en 2024 :
- dématérialisation : poursuite de l’enrichissement de la bibliothèque des actes et de la démarche interministérielle de simplification des actes, et allègement de la charge de numérisation avec le déploiement de Virtuo (collecte des pièces à la source);
- chaine gestion administrative / préliquidation : passage à un déversement hebdomadaire du moteur indemnitaire, puis quotidien, à terme, et poursuite des travaux de simplification, sécurisation et amélioration de l’automatisation ;
- ouverture d’un chantier sur l’amélioration de la gestion des congés pour raison de santé, avec, en cible, l’industrialisation de certains actes de gestion chronophages;
- processus collectifs de carrière : évolutions permettant de couvrir les cas de gestion traites manuellement à date (cf. avancement des catégories B selon le décret de juin 2023, gestion des éligibles ITRF de l’enseignement scolaire) et, pour les actes de carrière spécifiquement concernés, facilitation de !’intervention des établissements d’enseignement supérieur pour la saisie des propositions de classement dans RenoiRH ;
- reporting et outils de contrôle : poursuite de l’enrichissement des requêtes mises à disposition.
La poursuite de l’interconnexion de RenoiRH avec les autres applicatifs RH permettant de supprimer les saisies redondantes
Au-delà de RenoiRH, l’amélioration de la productivité passe par des processus implémentés de bout en bout, sans rupture dans les outils, afin de supprimer les opérations de saisies redondantes et sans valeur ajoutée. Ainsi, la plateforme de recrutement Virtuo (déployée dans deux académies pilotes fin 2023, généralisée sur tout le territoire au printemps 2024), est interfacée avec RenoiRH et constituera une avancée importante pour les gestionnaires en automatisant la création des dossiers administratifs des agents nouvellement recrutés à partir des données candidats. Elle permettra la collecte des pièces dématérialisées à la source.
Depuis janvier 2024, l’outil de gestion des suppléances (SUP-REM) est interconnecté avec RenoiRH. La validation de la demande de suppléance impacte automatiquement le dossier administratif de l’agent concerne dans RenoiRH.
L’interface avec le portail France Travail vise à supprimer les saisies manuelles pour la génération des attestations Pôle Emploi dans le cadre du projet d’automatisation des processus.
Des mesures organisationnelles et de conduite du changement, au niveau local et national, doivent permettre de sécuriser les opérations de gestion et favoriser l’adoption de la solution par les gestionnaires, le maintien de certaines pratiques pouvant s’avérer contreproductif.
Au niveau local, l’intégration des processus dans les outils a en effet des impacts sur l’organisation des services. II est préconisé de mettre en place une articulation forte entre les services recrutement /DOS/ DPAT et de lancer une réflexion sur l’organisation des circuits de signature pour prendre en compte la dématérialisation. Les experts académiques RenoiRH, qui maitrisent les concepts de la solution et l’articulation métier et SI, sont des relais locaux essentiels à la bonne appropriation de la solution. Le retour d’expérience montre que la désignation à temps plein d’un expert RenoiRH déchargé de son portefeuille de gestion a permis d’améliorer l’autonomie des équipes en gestion.
Au niveau national, des actions de conduite de changement se poursuivent sur toute l’année 2024 de manière à renforcer la montée en compétences des experts RenoiRH et à former les gestionnaires en complément du dispositif académique de formation. De nouvelles classes virtuelles, l’ouverture de forums d’échanges, et l’enrichissement de la base documentaire accompagnent le dispositif d’assistance utilisateurs.
En complément de cet accompagnement, un nouveau tour de France des académies a été lancé par le Semsirh au début du mois de février et se poursuivra tout au long du premier semestre 2024 ; il permettra de faire le bilan des améliorations réalisées dans RenoiRH et un point de situation sur la productivité.
En parallèle, des mesures organisationnelles sont attendues : définition du cadre de gestion des personnels contractuels non enseignants, promotion de pratiques de gestion simplifiées adossées à l’usage des actes interministériels, définition des calendriers de gestion articulant activités académiques et nationales, et travaux avec la DGFIP pour que les consignes, contraintes et calendriers soient mieux partagés.
Avis de l’UNSA Education :
Notre employeur reconnait que le bilan est mitigé, c’est dire la catastrophe qu’a été et est encore le déploiement de RenoiRH. Si on peut constater que des évolutions améliorent son utilisation, il reste encore du chemin à parcourir pour arriver au bon fonctionnement de RenoiRH. Nous sommes seulement passé de 40 signalements quotidiens en 2023 à 20 en 2024.
Les processus collectifs sont encore difficiles du fait des problématiques de reprise d’ancienneté.
La vague de bascule dans RenoiRH qui concerne les personnels gérés sur SIRHEN a été finalement fixée à novembre 2025 (elle était envisagée au départ en novembre 2023, puis 2024). Notre employeur prend peut-être plus de précautions quand il s’agit de la gestion et la paie des personnels de direction et des inspecteurs, pourtant bien moins nombreux.
L’UNSA Education a souligné lors de ce GT que les créations de forums et d’échanges de bonnes pratiques entre collègues de différentes académies seraient à développer au sein de tous les services.