Date de publication: 28 Juin 2024 Lancement du projet de plateforme de robotisation de processus RH
Le ministère a lancé avec plusieurs académies en 2021 et 2022 une expérimentation visant à automatiser l’affectation des lauréats de concours du 2nd degré, en s’appuyant sur des technologies de robotisation (RPA). Cette expérimentation a confirmé l’intérêt de ce type de solution permettant d’alléger rapidement la charge de travail des gestionnaires en réallouant leur temps vers des taches à plus forte valeur ajoutée, de limiter les pics de charge et d’assurer un traitement plus rapide des opérations d’affectation (le robot a traité en quelques heures des saisies auparavant réalisées par une équipe sur plusieurs jours).
Dans la continuité de cette expérience réussie et s’appuyant sur le programme ministériel de transformation des services académiques, le ministère a proposé début 2023 au FTAP un projet de création d’une plateforme nationale mutualisée portant un catalogue de processus RH robotisés et déployables à toutes les académies. Au regard de l’effet d’échelle lié à l’extension de périmètre (dix milles gestionnaires RH et 1,2 millions d’agents du ministère), le ministère a ainsi obtenu un financement du FTAP au dernier trimestre 2023.
Ainsi, deux nouveaux processus robotisés ont été déployés en janvier 2024 auprès de 2 académies pilotes :
- Génération des attestations Pôle Emploi : l’objectif est de permettre l’automatisation de la génération des attestations Pôle Emploi à fournir aux agents en fin de contrats. La version robotisée déployée en production en janvier a été dédiée pour l’académie de Lille et la population des enseignants 2D Public et correspond à l’automatisation de la saisie des attestions sur le site France Travail ; les travaux complémentaires (extension aux autres populations, passage à l’échelle nationale…) sont en cours sur le premier semestre 2024.
- Recouvrement des indus de paie : l’objectif est de permettre l’automatisation du recouvrement des indus sur la base de données mises à disposition mensuellement par la DGFIP. La version robotisée déployée en production en janvier a été dédiée pour l’académie de Versailles et la population des enseignants 2D Public et correspond à l’automatisation de la récupération des données de la DGFIP et des SIRH afin de constituer un fichier de travail pour les gestionnaires ; les travaux complémentaires (extension aux autres populations, passage à l’échelle nationale…) sont en cours sur le premier semestre 2024.
En sus, s’appuyant sur une gouvernance forte, une démarche d’identification de processus RH pouvant être automatisés a été lancée avec le concours des académies, elle vise également à prioriser ces processus, notamment selon un critère de réplicabilité, et à piloter leur généralisation. Un canal Tchap et une entrée dans l’outil de ticketing S@msirh ont été mis en place pour assurer les échanges avec les référents RPA désignés par les académies ; en complément, un espace Tribu a été mis à disposition des académies pour opérer la gestion documentaire.
Dans ce cadre, l’équipe projet a récolté et commence à analyser plusieurs initiatives d’automatisation de processus remontées par les académies. L’objectif est in fine de constituer un catalogue de services d’une soixantaine de processus robotisés à l’ensemble des académies et d’assurer son déploiement à l’ensemble des académies sur le période 2024/2026.
L’avis de l’UNSA Education :
- la robotisation peut en effet permettre de dégager du temps aux gestionnaires pour faire un véritable suivi des agents et ainsi redonner du sens à leurs missions. Cette montée en compétence ne pourra se faire qu’en conservant les effectifs actuels et les économies annoncées sur les prochains budgets sont à surveiller car des postes pourraient être supprimés.
- l’automatisation de la génération de l’attestation Pôle Emploi serait également la bienvenue pour les usagers, les collègues contractuels attendent souvent des mois avant d’être indemnisés.